혁신적인 회의 진행 및 피드백 세션 운영 방안

 

1. 회의 준비 단계

목표 설정: 회의의 목적과 목표를 명확히 정의합니다. 회의 시작 전, 모든 참석자에게 회의의 목표를 공유하여 집중할 수 있도록 합니다.

사전 자료 배포: 회의에서 논의할 자료를 최소 2일 전에 참석자에게 배포하여 사전 검토할 수 있는 시간을 제공합니다. 이를 통해 회의 시간을 절약하고, 보다 심도 있는 논의가 가능해집니다.

 

2. 회의 진행 방식

시간 관리: 각 안건에 대해 정해진 시간 내에 논의하도록 하며, 타이머를 사용하여 시간을 관리합니다. 이를 통해 회의가 지연되는 것을 방지하고, 효율적인 진행이 가능합니다.

라운드 로빈 방식: 각 참석자가 순서대로 의견을 제시하는 라운드 로빈 방식을 도입하여 모든 참석자가 발언할 기회를 가질 수 있도록 합니다. 이를 통해 다양한 의견을 수렴하고, 참여도를 높입니다.

비주얼 도구 활용: 화이트보드, 포스트잇, 디지털 도구(예: Miro, Trello 등)를 활용하여 아이디어를 시각적으로 정리합니다. 시각적 자료는 이해를 돕고, 논의의 흐름을 명확히 합니다.

 

3. 피드백 세션 운영

피드백 프레임워크: 피드백을 주고받는 데 있어 '긍정-개선-다시 긍정'의 구조를 따릅니다. 먼저 긍정적인 점을 언급한 후, 개선이 필요한 부분을 제시하고, 마지막으로 다시 긍정적인 점으로 마무리하여 분위기를 부드럽게 유지합니다.

익명 피드백 수집: 회의 후, 익명으로 피드백을 수집할 수 있는 설문지를 배포합니다. 이를 통해 참석자들이 솔직한 의견을 제시할 수 있도록 유도합니다.

피드백 공유 및 반영: 수집된 피드백을 바탕으로 다음 회의에서 개선 사항을 공유하고, 실제로 반영된 사례를 소개합니다. 이를 통해 참석자들은 자신의 의견이 존중받고 있다는 느낌을 받을 수 있습니다.

 

4. 회의 후속 조치

회의록 작성 및 배포: 회의가 끝난 후, 회의록을 작성하여 참석자에게 배포합니다. 회의록에는 논의된 내용, 결정 사항, 후속 조치 및 책임자를 명시하여 모든 참석자가 이해할 수 있도록 합니다.

후속 회의 일정 조율: 회의에서 논의된 사항에 대한 후속 회의를 정기적으로 계획하여 지속적인 진행 상황을 점검합니다. 이를 통해 목표 달성을 위한 지속적인 노력을 유지할 수 있습니다.

 

이러한 혁신적인 회의 진행 및 피드백 세션 운영 방안을 통해 팀의 협업과 소통을 강화하고, 보다 효과적인 의사결정을 이끌어낼 수 있습니다.